No mundo todo, em todas as empresas, as reuniões podem ser encontros efetivos e transformadores. Mas quantas vezes saímos delas com a sensação de que desperdiçamos tempo? Ou que fizemos o papel de figurantes, numa encenação com cartas já marcadas?
Para que isso não ocorra, é fundamental uma preparação cuidadosa. Nela, um dos principais fatores é a escolha dos participantes, somada à postura assumida por eles, antes, durante e depois do encontro. Comunicadores preocupados com o foco nos objetivos, no diálogo e na construção conjunta são capazes de gerar, sem desgaste, o resultado esperado.
Outro fator essencial para aumentar as chances de consenso e reduzir o tempo da reunião é antecipar pontos polêmicos, prováveis questões e temas complexos. Uma das estratégias para isso é usar a técnica do Nemawashi: encontro realizado pelos japoneses antes das decisões importantes. Nele, tudo é pré-discutido e pré-negociado, de forma a evitar embate na hora da tomada de decisão.
Ter à mão as informações indispensáveis para as discussões e clareza na explicação de pontos de vista e dúvidas, são igualmente fatores essenciais. Quando houver dificuldade de compreensão, o uso de exemplos pode trazer luz à discussão.
O mais importante é evitar que as reuniões se transformem em jogos de poder. Investir no sentido positivo dos encontros, ou resgatá-lo, certamente é a melhor opção quando um dedicado grupo precisa construir, ou transformar.
