Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) são documentos que registram instruções detalhadas sobre como determinadas tarefas ou atividades devem ser executadas. Os POPs têm grande importância na consistência, eficiência e na qualidade de diversos processos, desde a manufatura até o atendimento ao cliente.
A elaboração de um Procedimento Operacional Padrão (POP) deve seguir alguns passos para garantir que a tarefa seja executada corretamente e sempre da mesma forma.
Tudo começa com algumas definições, que devem estar muito claras. Qual é o objetivo do POP? Sobre o que o documento está tratando?
A objetividade é fundamental. Textos curtos são lidos com mais interesse e atenção.
A linguagem também deve ser de fácil compreensão, não deixando dúvidas e interpretações. Isso garantirá que pessoas de todos os níveis da organização sejam capazes de entender e executar as instruções. Os termos técnicos e as terminologias complexas dependerão de um bom glossário, que explique com clareza os significados.
A precisão dos dados é fundamental em muitos processos. Exemplos são as especificações, como pesos, quantidades e tempo.
E finalmente, seja conciso, curto, evitando excesso de detalhamentos e repetições. “Não use três palavras quando apenas uma basta!”
Os POPs devem ser organizados de maneira lógica e sequencial, no formato de passo a passo. Cada etapa deve ser numerada para facilitar a referência e reduzir a chance de erros. Recursos visuais, como fluxogramas ou diagramas, ajudam na compreensão. Fotos e ilustrações reforçam o que está escrito.
POPs claros, assertivos e bem estruturados geram resultados consistentes e de alta qualidade. Um entendimento incorreto pode resultar em erros, acidentes ou violações regulatórias.
A sua empresa investe na qualidade de comunicação dessa ferramenta tão importante?
